Pilotage des RH : Excel n’est pas votre ami (pour au moins 4 raisons)

Par Emilie - le mer 28 Fév 2018

Une masse d’indicateurs à suivre ? Des évolutions à observer dans le temps ? Des données à compiler ? Forcément, on pense à Excel. Et pourquoi pas ? Le logiciel star de Microsoft, existant depuis 1985 est utilisé au dernier comptage par 750 millions de personnes dans le monde. Tout le monde (ou presque) sait s’en servir. Ou pense savoir.

D’ailleurs, d’après une étude récente du CXP, 61% des directions RH l’utilisent régulièrement pour ses tableaux de bords. Loin devant les dashboards (49%), les outils de reporting à la demande (30%) ou en masse (29%)… Le souci ? A l’heure où utiliser Excel pour piloter l’administratif RH, la formation, les évaluations n’est pas seulement une hérésie. C’est aussi un frein à l’efficacité de la gestion des RH. La preuve par 4.

Raison #1 : un fichier unique, c’est risqué

Le scénario catastrophe, vous l’avez sûrement déjà expérimenté : c’est le tableur sur lequel vous avez passé de nombreuses heures qui part à la corbeille. Dans le meilleur des cas, appeler le service informatique à l’aide vous permettra de le récupérer.

Sinon, et c’est le même cas de figure si vous « écrasez » par erreur la bonne version de votre tableau, oubliez de l’enregistrer, ou toute autre petite erreur de manipulation aux grandes conséquences, vous avez perdu le fruit de vos efforts. Et tout est à recommencer.

Bien sûr, il est toujours possible de réaliser de multiples copies du même document pour pallier cet inconvénient. Mais c’est fastidieux au possible… Héberger ses documents sensibles dans le Cloud, au moins, permet de régler le souci des fichiers qui disparaissent.

Raison #2 : Excel est source d’erreurs

Une mauvaise date, un copier/coller hasardeux, une formule mal conçue : tout le monde a déjà expérimenté les affres de la saisie dans Excel lorsque les classeurs commencent à multiplier les onglets et les liaisons avec d’autres fichiers. Et tout le monde a passé des heures à relire ligne par ligne son fichier pour retrouver d’où provient l’erreur.

Alors que tous les services de l’entreprise (et en particulier les RH) adoptent des méthodes collaboratives, la probabilité de ce genre d’erreur va croissant. Un tableau de pilotage des congés ou des évaluations partagé avec le manager opérationnel, le suivi des demandes de formation ouvert aux contributions de plusieurs personnes… Nul besoin d’être devin pour prévoir une multiplication des erreurs de saisie.

Raison #3 : pour les données chiffrées, c’est bien, mais pour le reste…

Tant qu’il s’agit encore de piloter des données « brutes » et chiffrées (salaires, dates de départ en vacances et de congés de formation…), un tableau de chiffre, même malcommode, fait à peu près l’affaire. Mais le pilotage des ressources humaines demande bien sûr d’aller un cran plus loin.

Verbatims d’entretiens professionnels, expression de souhaits de formation ou d’évolution de carrière, notes d’évaluation de candidats… Pour tous ces champs comprenant du texte et les nuances complexes du langage écrit qui vous avec, les petites cases d’un tableur s’avèrent vite inadaptées.

Il faut donc recourir à d’autres outils si l’on veut jouir d’un minimum de lisibilité. Lier un document Word à un classeur Excel ? Pas très satisfaisant, malaisé pour retrouver et rassembler les informations… Bref, une source de perte de temps et d’efficacité.

Raison #4 : pour les visualisations, on repassera

Soyons justes : depuis sa création en 1985, Excel a fait quelques progrès visuels. De la couleur, pas mal de possibilités de graphiques… En y mettant du sien, il est possible de transformer les données contenues dans ce tableau de 230 lignes (et qui se déploie jusqu’à la colonne AX) en une synthèse visuelle qui ne pique pas trop les yeux.

Sauf que ce n’est pas à la portée du premier venu, et que les responsables RH ont probablement mieux à faire de leur temps que de devenir des experts d’Excel… Surtout, le tableur devient inadapté dans un contexte ou la donnée RH devient de plus en plus cruciale, et disponible en temps quasi-réel.

Avec leurs dashboards, leurs modules de data-visualisations poussées, et une UX qui permet de les prendre en main sans formation ou presque, les solutions de digital RH offrent mieux qu’une alternative à Excel : la latitude d'aller beaucoup plus loin avec moins d'efforts.

La solution ? Passer à une application RH digitalisée

Disponibles dans le Cloud (donc collaborative) et en mode Saas, ces applications RH dernière génération, comme Yootalent, permettent d’accéder à la puissance d’un SIRH sans long cycle de développement, de paramétrage, et de formation des utilisateurs : le plus souvent, un simple tutoriel suffit pour les prendre en main. On échappe ainsi au potentiel casse-tête de tout
changement d’outil RH.

User-friendly, elles séduisent aussi les nouvelles cohortes de collaborateurs ultra-connectés, qui apprécient leur reprise des codes du digital auxquels ils sont habitués. Et le suivi en temps réel qu’elles offrent.

Enfin, elles sont livrées avec des indicateurs installés d’office, évitant aux managers et aux équipes des ressources humaines d’avoir à se muer en data scientist pour élaborer les formules de calcul et les dashboards qui permettent d’en tirer parti.

Une réponse à “Pilotage des RH : Excel n’est pas votre ami (pour au moins 4 raisons)”

  1. Excellent article qui montre les limites de Excel et propose les solutions d’avenir

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