Performance : 6 astuces pour créer un bon formulaire de Feedback continu (Evaluation de l’activité en continu)

Par Emilie - le mar 28 Août 2018

La performance nouvelle génération

La gestion de la performance, qui consiste à réaliser uniquement une évaluation annuelle, prend l’eau ! L’évaluation n’est plus adaptée au rythme des entreprises et de ses collaborateurs. Comme vous le savez, l’évolution des marchés et des technologies affolent certains compteurs. Il faut donc réagir vite pour prendre le train en marche. Les collaborateurs font partie de cette évolution et ont de nouvelles attentes. Par exemple, le suivi en temps réel de leurs parcours professionnels, de leur performance, le travail en mode projet ou encore le besoin de reconnaissance.

Face à ces nouvelles attentes, le Feedback continu est devenu incontournable pour toute entreprise qui souhaite développer sa culture autour du collaborateur (Employee-centric). Il permet de formaliser des moments d’échanges avec le collaborateur pour suivre dans un premier temps ses résultats régulièrement (toutes les semaines, mois, trimestre, …). Ensuite analyser sa progression, l’atteinte des objectifs, l’évolution de sa performance.

Mais comment recueillir ce feedback?  Comment l’intégrer au management ? Comment l’adapter aux besoins d’aujourd’hui ?

Le Feedback continu au service de la performance

Voici donc 6 astuces qui vous aideront à créer un formulaire de Feedback continu adapté.

1. Analyse du travail, les faits

Tout d'abord, prévoir une première partie sur les activités de la période analysée. Comme tout feedback, il faut revenir sur les faits, activités réalisées.

Ici, c’est poser le contexte du feedback.

Exemple de question : Quelles étaient les 3 Tâches principales / projets réalisés ce trimestre ?

2. L’engagement du collaborateur dans ses missions

Ensuite, une fois les faits posés, tournez-vous vers le collaborateur. L’idée ici est d’ajouter des questions liées à l'engagement du collaborateur dans ses missions. Il est intéressant de mesurer l’énergie déployée par le collaborateur durant ses missions et projets, de voir ce qui l’aide à avancer.

Exemple de question :

Quelle énergie as-tu déployer pour réaliser ces tâches/missions ?

  • Très forte, tu t’es surpassé(e)
  • Forte, tu as pu atteindre facilement tes objectifs
  • Moyenne, tu as pu manquer d’énergie pour certaines tâches et les accomplir pleinement
  • Faible, tu as montré peu de volonté lors de ce trimestre.

Demandez également des faits concrets pour mesurer cet engagement. Ajoutez une question dans votre formulaire le permettant.
Si votre culture, votre ADN le permet, n’hésitez pas à tutoyer vos collaborateurs dans le formulaire, cela renforce la proximité et l’importance que vous leur donnez.

3. Un formulaire fun à remplir

Et oui, mettez du fun dans votre formulaire. Ne pas le rédiger comme un entretien d'évaluation simple, y ajouter des smileys, des éléments sortis des réseaux sociaux (like, nombre d'étoiles, etc.). Cela facilite son remplissage et permet d’utiliser les codes qui seront reconnus et plus facilement acceptables par vos collaborateurs.

Exemple de question :

Quel est le retour de ton manager sur l’avancement de tes résultats par rapport à ton objectif ?

  • Like / 😃
  • Dislike / ☹

4. Appuyer le Feedback sur les points forts de vos collaborateurs

Soyez attentif à la manière de conduire le feedback continu parce que la fréquence de ces entretiens peut vite décourager un collaborateur qui éprouve des difficultés à avancer. Or ce n’est pas le but.

Pour aborder les progrès et la performance du collaborateur, pourquoi ne pas s’appuyer uniquement sur les points forts de ce dernier ? Changer le vieux système d’évaluation des compétences par un suivi de la performance. Il permet d’identifier les talents de chacun, de permettre à vos collaborateurs d’exprimer leurs points forts donc de les valoriser et donc de les motiver. Le manager possède ensuite les ingrédients de la réussite et à lui de s’en servir pour l’atteinte des objectifs collectifs. Allez donc les chercher dans votre formulaire de Feedback.

Et n’oubliez pas, vos collaborateurs ont besoin de reconnaissance et cela permet de vous centrer sur eux !

Exemple de question permettant ici de mettre en évidence une préférence dans l’apport de ressources lors d’un travail en équipe :

En ce moment, quel est ton ressenti par rapport à ta contribution dans l’équipe ?

  • J’apporte mon expertise
  • Je travaille sur des tâches complexes (problématiques multiples, délais tendus, multi-projets)
  • Ma contribution permet de développer ma performance individuelle
  • Je peux m’engager pour des projets en équipe ambitieux

En fonction des réponses, le manager pourra ensuite choisir les compétences dont il a besoin pour gérer de nouveaux projets par exemple.

5. Permettre au collaborateur d’être acteur de son parcours

Proposez au collaborateur de devenir acteur et co-auteur de son parcours professionnel. Aussi, le manager devient coach, il doit donc pouvoir également accompagner son collaborateur.

L’objectif du Feedback continu est d’être un outil au service du manager pour l’aider à développer ses nouveaux rôles notamment celui de coach/accompagnateur. Ensuite, pour le collaborateur, c’est un moyen de lui faire un retour sur sa performance, sa progression à partir d’objectifs fixés ou de ses missions et tâches. Allez vers lui dans votre formulaire pour connaître ses besoins, ses envies, ses prochains challenges.

6- Des indicateurs à suivre

Outre les résultats et avancement dans l’atteinte des objectifs, le Feedback continu est par conséquent un formidable support pour recueillir des données issues de la qualité de vie au travail, de l’engagement des collaborateurs ou de leurs besoins.

La performance et la réussite de ces Feedbacks continus doivent vous permettre de recueillir des indicateurs importants : Engagement collaborateur, compétences recommandables (points forts de l’entreprise), les avis de managers, les besoins de formation, évolution, etc.

Bref, le Feedback continu est donc un outil du quotidien pour toute l’entreprise, collaborateur, manager, Service RH et direction. Il devient un outil de pilotage de la gestion des talents et de la performance de l’entreprise.

Sa digitalisation est fortement recommandée pour recueillir ces informations en temps réel et permettre à tout le monde d’en profiter, répondant ainsi aux nouvelles attentes terrain de hiérarchie plate, vision du parcours de chacun, partage, réseau, … Des outils comme Yootalent peuvent facilement se mettre en place et répondre en deux temps trois mouvements à vos besoins. Pour 1€ par mois et par collaborateur, proposez-leur une expérience unique et voyez par vous même les résultats !

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