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Comment bien mener un entretien RH

Par Emilie - le mer 7 Fév 2018

Dans la vie d’un responsable des ressources humaines, un entretien rh est un peu comme l’athlétisme est aux Jeux Olympiques. La discipline la plus visible, celle dont la réussite fait et défait les réputations… Et comme en « athlé », pareille épreuve se prépare et demande de l’entraînement. Car le jour J, on n’a pas le droit à l’erreur…

Dans le détail, 4 types d’entretiens rythment la vie d’un RRH : entretiens professionnels, de recrutement, forfait jour ou préalable au licenciement. Dans cet article, nous vous proposons quelques pistes et techniques pour bien mener ces discussions. De l’accueil du collaborateur aux questions qui fâchent.

L’entretien de recrutement

C’est sans doute le plus « positif » des 4 grands entretiens RH : la perspective de faire entrer du sang neuf dans l’entreprise (pour le recruteur), de donner une nouvelle orientation à sa carrière (pour le candidat) rend le contexte plutôt propice à une discussion agréable.

Mais ce n’est certainement pas le plus facile à mener ! Ni celui où les enjeux sont les moins élevés… D’après une enquête de Robert Half, les conséquences d’un recrutement « raté » peuvent s’avérer lourdes : baisse de la productivité (52%) et démoralisation (27%) de l’équipe concernée, coût financier (19%)…

L’objectif de l’entretien de recrutement : il s’agit de découvrir le candidat. Pas son parcours, ses références, ses diplômes (vous avez passé cela au crible avant), mais quelque chose de plus immatériel et donc de plus délicat à saisir : son adéquation avec le poste. A-t-il concrètement les compétences requises ? Colle-t-il aux valeurs de l’équipe et de l’entreprise ? Dispose-t-il du savoir-être nécessaire pour s’intégrer et apporter un plus ? Au-delà de ce poste précis, semble-t-il à même d’évoluer et de s’adapter à un environnement professionnel toujours plus mouvant ?

La méthode : pour mener à bien cet entretien, 3 commandements à respecter :

  1. Laisser parler le candidat. Certes, il importe de le convaincre que le poste est prometteur. Mais encore plus de le « laisser venir ». Et dévoiler des pans de son parcours et de sa personnalité que vous ne pouvez pas soupçonner au départ…
  2. Observer ses gestes. Le langage corporel est –au moins- aussi révélateur que les mots lorsqu’il s’agit de se faire une idée de la personnalité d’un candidat
  3. Poser des questions ouvertes, et au-delà pratiquer une écoute active : c’est le meilleur moyen de ne pas « enfermer » le candidat dans vos propres préjugés.

L’erreur à éviter : confondre immatériel et irrationnel. Oui, il s’agit d’évaluer ce qui est difficilement mesurable (attitude, savoir-être…). Non, tout ne repose pas sur votre flair. Notez consciencieusement les forces et faiblesses des candidats, croisez votre avis avec ceux des autres personnes ayant rencontré les candidats… Bref, tentez de rationnaliser autant que possible les enseignements de cet entretien.

L’entretien professionnel

Certes, l’entretien professionnel cumule beaucoup de défauts, et des entreprises de plus en plus nombreuses lui préfèrent désormais le feedback permanent. Mais pas toutes… et il convient de dissocier l’entretien d’évaluation de l’entretien « d’évolution ». Ce dernier Cet entretien est obligatoire, et régit par la loi sur la formation professionnelle.

L’objectif de cet entretien : in fine, c’est d’anticiper et de programmer une éventuelle évolution de poste et/ou un changement de fonction. Mais –et c’est là où cela se corse- en adéquation avec les besoins de l’entreprise… et le parcours et les capacités du collaborateur.

La méthode : il s’agit ici de se poser en conseil du collaborateur. Comment ? D’abord en prêtant sans idée reçue attention à ses souhaits. Ensuite et surtout en l’aidant à faire le point objectivement sur ses compétences. Et enfin en l’informant sur les différents dispositifs de formation ou de VAE qui peuvent lui permettre de traduire son projet professionnel en actes.

Les erreurs à éviter : évaluer (c’est davantage du ressort de son manager), au lieu d’accompagner le collaborateur dans cet exercice d’auto-évaluation. Et omettre de fixer, à l’issue de cet entretien, les options retenues en matière de formation.

L’entretien forfait jour

Souple et adaptée (dans l’esprit, au moins) aux nouveaux modes de travail, la convention « forfait jour » est loin d’être aussi flexible lorsqu’il s’agit du droit du travail… Pour les salariés et les cadres concernés (parce qu’ils sont autonomes dans la gestion de leur emploi du temps), un entretien annuel n’est pas qu’une nécessité : c’est une obligation légale.

L’objectif : autonome dans son emploi du temps ne signifie pas que le collaborateur au forfait jour est dégagé de toutes les contingences temporelles. Cet entretien obligatoire doit donc :

  • mesurer sa charge de travail
  • faire le point sur son organisation
  • et évaluer l’incidence de son organisation du travail dans sur sa vie personnelle

Le fameux équilibre « vie pro/vie perso » est donc au cœur de cet entretien extrêmement cadré.

La méthode : l’ambiance et l’atmosphère de cet entretien qui touche à des sujets plutôt délicats s’avèrent encore plus primordiales que dans les autres cas. Un endroit accueillant, une attitude ouverte stimuleront le dialogue.

L’erreur à éviter : pour ses salariés au statut à part, le principal écueil consiste à considérer qu’ils sont déjà « chanceux » de cette liberté d’organisation… Les demandes d’augmentation –classiques et attendues dans le cas de salariés « normaux »- sont tout aussi légitimes pour les « forfaits jours ». A préparer, donc…

L’entretien préalable au licenciement

On termine ce tour d’horizon par ce qui constitue sans doute l’un des moments les moins agréables de la vie d’un responsable RH. L’issue est connue à l’avance, pour autant l’entretien préalable au licenciement est –justement- tout sauf une formalité.

La méthode : même si ce n’est pas l’objet de cet article, on n’insistera jamais assez sur le respect scrupuleux des règles avant l’entretien proprement dit. Une procédure de convocation qui s’écarte des règles, et c’est la nullité assurée.

L’entretien lui-même est évidemment strictement encadré :

  • il doit débuter à l’heure spécifiée dans la convocation
  • les faits et les griefs à l’encontre du salarié doivent être clairement exprimés

La méthode : tout est question d’équilibre… Car il faut que l’entretien soit relativement court, tout en laissant aux deux parties (employeur et salarié) la possibilité de s’exprimer.

L’erreur à éviter : s’en tenir à une litanie de reproches et mener un entretien à charge. L’objectif ici est de s’en tenir aux faits, et aux règles. Et de faire en sorte que les échanges soient aussi sereins que possible…

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