Les 5 signes qui vous montrent qu’il est temps de digitaliser vos Ressources Humaines !

Par Emilie - le jeu 9 Août 2018

La transformation digitale des entreprises est en cours, c'est la raison pour laquelle le service Ressources Humaines n'y échappe pas. Les générations de collaborateurs ultra-connectés ont des attentes fortes vis-à-vis du digital. Elles ne comprennent plus pourquoi elles ne peuvent pas avoir le même niveau de service qu'elles ont dans leur quotidien digital. De ce fait, il y a de nouvelles opportunités qui s'offrent au service RH pour faire sa transformation digitale. Il y a même des signes qui poussent concrètement à changer et faire évoluer ses processus. Voici 5 signes qui vous montrent qu'il est temps de digitaliser ses Ressources Humaines !

Marre de vos fichiers Excel et des mails envoyés sans réponse ?

Les fichiers Excels sont source d’erreur, ils font mal aux yeux ! Une erreur de frappe et vos formules sont erronées. Et vive les minutes voire les heures perdues à retrouver votre erreur. Difficile aussi de présenter des fichiers Excel en CODIR, une mauvaise image peut y être véhiculée.

Vous attendez des mails concernant les résultats de l’entretien d’un collaborateur pour mettre à jour vos données ? Eh bien, ce type de mail ne revient presque jamais par manque de temps et peut-être de volonté. La communication par l'email semble moins importante au détriment de messageries instantanées comme Slack. Parce qu'ils sont habitués à échanger en temps réel sur les réseaux sociaux, les collaborateurs d'aujourd'hui communiquent autrement. Les mails ne leurs servent qu'à recevoir les communications marketing des marques via les newsletters par exemple.

L'enjeu digital est donc ici de revoir les moyens de communication en entreprise pour mieux collaborer.

Remplacez les fichiers Excel par des outils et applications digitales qui sauvegardent vos données et vous propose des analyses adaptés est la solution idéale.

La communication en temps réel, les outils de messagerie instantanée ou encore de gestion de projet apportent une meilleure expérience pour les collaborateurs. Les conversations sont classés par équipe, par projet et facilitent la collaboration.

L'objectif, ici, est de communiquer efficacement pour mieux collaborer.

Votre direction vous demande des indicateurs de plus en plus précis ?

Rassembler les indicateurs demandent beaucoup de temps. Il faut compiler les données, les analyser et les transmettre.

Et oui, lorsqu’on travaille avec plusieurs outils, difficile de rassembler les données. Il faut les extraire de tous les outils ou process concernés : traitement des entretiens professionnels, des demandes de formations, humeurs des collaborateurs, niveau d’engagement des collaborateurs et j'en passe !

L'enjeu digital est ici de centraliser les données en un seul et même endroit ! Et là c'est le pied. Les indicateurs sont générés automatiquement, vous choisissez les données à analyser et pouvez mener des actions plus rapidement si besoin. Par exemple, les résultats des entretiens d'évaluation.

Vos collaborateurs et managers vous le demandent tout simplement !

“Trouvez-nous un moyen de simplifier ce processus !” vous demande t-on. Ou alors, “Comment faire pour retrouver le parcours du collaborateur sans avoir à rechercher dans les anciens entretiens professionnels ou entretiens annuels ?".

Répondre aux attentes des collaborateurs est primordial aujourd'hui et bien sûr le digital fait partie du lot. Le travail et l'organisation du travail ont évolué. Le travail s'est complexifié. L'objectif pour le service Ressources Humaines est aujourd'hui d'apporter tous les services nécessaires au collaborateur pour l'aider dans son quotidien qu'il soit manager ou non. C'est l'approche Employee-Centric.

Les outils digitaux permettent de remplir facilement les notes de frais, de permettre au manager de les valider en un clic sur leur mobile, pareil pour les congés, …

Vous développez et encouragez l’évolution des nouveaux modes de management dans votre entreprise

Ici on parle par exemple du feedback continu, de la gestion de projet ou encore de l'autonomisation des collaborateurs. Comment suivre les objectifs de vos collaborateurs régulièrement, les adapter sans avoir un outil, une application comme Yootalent ? C'est essentiel pour faciliter le recueil de ce suivi, l’interaction entre manager et collaborateur (avec notamment le télétravail, le nomadisme, …).

Ici l'enjeu digital est double. Premièrement, pour favoriser l'engagement et la motivation des collaborateurs, les solutions digitales sont aujourd'hui un allié précieux. Deuxièmement, pour accompagner les managers dans l'évolution de leur métier. Le rôle du manager change donc dans cette ère digitale, il devient un coach.

L’arrivée de la loi RGPD : toutes les données de vos Ressources Humaines doivent être protégées.

Le collaborateur doit pouvoir consulter son dossier à tout moment, demander à le modifier ou supprimer certaines données, etc. Si ces données sont rassemblées dans un logiciel Ressources Humaines centralisateur, ça sera beaucoup plus simple à gérer.

A noter que cela concerne toutes les entreprises de la plus petite à la plus grande.

Par conséquent, dès lors que l'employeur collecte, traite ou stocke des données concernant ses collaborateurs, il doit être en conformité avec la loi RGPD. Les processus RH doivent être revus pour s'assurer entre autres de qui a accès à ces informations, qui les traitent, leur confidentialité, … Bref, la loi RGPD est donc une bonne occasion pour digitaliser les Ressources humaines et simplifier la gestion des données collaborateurs (portail d'accès aux infos, suivi de la performance et du parcours professionnel, services apportés aux collaborateurs, …).

Alors, prêt à digitaliser vos Ressources Humaines ?

 

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