Je change d’outil RH : comment éviter le chaos en interne ?

Je change d’outil RH : comment éviter le chaos en interne ?

Par Emilie - le mar 26 Sep 2017

Des objectifs clairs, validés par la direction générale. Une expression de besoins impeccable, des prestataires soigneusement choisis et une solution livrée dans les temps. Bref, la mise en place de ce nouveau logiciel RH (gestion de la paie, suivi du plan de formation ou d’évaluation des collaborateurs) s’est déroulé sans accroc.

Sauf que… ça ne prend pas. Les collaborateurs rechignent à s’en emparer, l’utilisent mal ou sans en tirer le meilleur parti. Et font pleuvoir sur le service des ressources humaines récriminations, demandes d’éclaircissements, etc.

Un projet de cloud RH sur 4 apporte de réels bénéfices

Scénario catastrophe ? Mais plus répandu qu’on ne le croit. D’après la dernière enquête de KPMG sur la transformation digitale des RH, 24% seulement des directions RH ont constaté que le passage à une solution de cloud RH mesurent de réels bénéfices. Et 13% qu’elle permettait d’améliorer la communication et la collaboration entre employés…

En ligne avec notre baromètre sur l’évolution de la consommation du logiciel RH, les auteurs de l’étude ne remettent pas en question l’intérêt du cloud et du Saas. Mais ils soulignent que l’adoption d’un nouvel outil RH est autant affaire de culture et de process que de technologie.

La règle des « 3U »

En clair, aussi puissant et innovant soit-il, un outil RH n’est… qu’un outil. Annick Haegel, dans son ouvrage La boîte à outils des Ressources Humaines (éditions Dunod), définit les trois conditions de succès d’un outil au service des managers (et pas seulement de la direction des ressources humaines) : les « 3U ». Un logiciel RH 3U, c’est un outil…

  • U comme Utile : le manager en perçoit la pertinence pour mieux encadrer son équipe
  • U comme Utilisable : facile à utiliser et à comprendre. En d’autres termes, pensé « UX »
  • Et donc U comme Utilisé, correctement et régulièrement

Comment atteindre ce Graal ? Par une communication à double sens (des utilisateurs potentiels vers le concepteur de l’outil, et vice versa), et à chaque étape de la mise en place de ce nouveau logiciel RH.

Communiquer en amont du changement

Les raisons du changement. Ce n’est pas pour rien que l’on surnomme les millenials, qui forment le gros des bataillons de jeunes embauchés, « generation why ? ». Expliciter, démontrer, mettre en perspective les raisons qui conduisent à envisager un changement d’outil n’est pas qu’un facteur de succès. Mais une nécessité.

Les deux mots d’ordre ? Etre transparent, et concret :

  • Souligner les manques de l’outil existant,
  • expliquer en quoi il ne répond plus aux usages en vigueur dans l’entreprise,
  • démontrer que les éventuelles remontées des collaborateurs ont été entendues.

Communiquer (et impliquer) lors de la phase de choix de l’outil

Il s’agit aussi de se montrer cohérent dans sa communication interne. Si l’on choisit d’informer les employés dès la phase de réflexion, ce n’est pas pour « verrouiller » ensuite le processus de choix de la solution.

Bonne pratique : la constitution d’une équipe-test. Aussi transversale que possible, elle peut comprendre :

  • un ou plusieurs membres de l’équipe RH, pour s’assurer de la cohérence du projet vis-à-vis des objectifs de la DRH,
  • des managers de différents échelons pour garantir l’implication des services-clés et jouer le rôle de « coach » de leurs équipes,
  • des salariés directement concernés par l’outil, qui se révèleront de ce nouvel outil

Outre qu’elle assure en amont une meilleure prise en compte de l’expérience collaborateur, cette méthode présente un avantage non-négligeable en termes de communication interne en aval : les membres de cette équipe-test deviendront les meilleurs ambassadeurs de ce nouvel outil.

Communiquer lors du déploiement

Ils seront ainsi à même d’en expliquer l’intérêt pour chaque salarié, et viendront compléter les multiples supports de communication déployés pour informer les équipes de la mise en place du nouvel outil.

Ces supports de communication pourront être mis à profit à différentes étapes du processus :

    • teasing et état d’avancement du projet pour préparer les équipes au basculement vers le nouveau logiciel (typiquement via les newsletters et les réseaux sociaux internes)
    • formation à l’utilisation de l’outil (présentielle, mais aussi via des tutoriels vidéo ou des modes d’emploi écrits, voire des quiz ou des "serious games”
    • après le déploiement proprement dit (aide à l’utilisation par un chat, la constitution de FAQ, le recueil de retours d’expérience par sondage pour une V2, etc.)

Conclusion ? Comme pour n’importe quel projet d’envergure, mettre en place un nouvel outil RH nécessite de raisonner en termes de conduite du changement. Et communiquer, impliquer et engager constitueront les clés du succès.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *